LAPORAN 5

    CARA MEMBUAT AMPLOP,SURAT,DAN LABEL UNDANGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD


 

Assalammualaikum wr.wb pembaca setia blog saya yang insya allah menjadi orang yang berguna bagi agama,nusa,dan bangsa.Blog say kali ini masih berkaitan dengan microsoft word yang berkaitan dengan pembuatan amplop,surat,dan label mengunakan microsoft word.Untuk lebih lanjutnya,silahkan dibaca sampai selesai ya!!

A.CARA MEMBUAT AMPLOP SURAT MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

Biasanya dalam membuat surat kita menggunkan amplop agar surat bersifat lebih rahasia dan lebih terjaga sampai ke tangan tujuan surat tersebut.Apapun jenis surat pasti menggunakan amplop,pada amplop biasanya dituliskan nama instansi dari pengirim surat(jika surat bersifat resmi),juga di tuliskan alamat  pengirim dan alamat penerima.Permasalahan dari penulisan amplop ini saat kita akan menulis amplop surat yang di tujukan untuk puluhan atau bahakan ratusan orang,pastinya akan susah dan sering terjadi kesalahan saat kita akan menuliskan satu per satu amplop nya.Lalu bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut?Cara nya yaitu membuat amplop surat menggunakan jasa dari microsoft word.Sebelum kita memulai membuat amplop,kita harus kenal dulu dengan menu mailings,tampilan menu mailings sama dengan gambar di bawah ini:

Gambar 1.tampilan menu mailings

KETERANGANNYA:

Group Create
      Berikut gambar dibawah ini :

Gambar group Create

1. Enfelopes, adalan untuk membuat dan mencetak sampul pada amplop.
2. Labels, adalah untuk menuliskan alamat dan nama.

Group Start mail merge
      Berikut gambar dibawah ini :

Gambar group start Mail Merge

1. Start Mail Marge, adalah untuk membuat surat.
2. Select Resipiets, adalah untuk memilih penerima surat.
3. Edit Resipiet List, adalah untuk mengatur penerima surat.

  Group Write&insert fields
      Berikut gambar dibawah ini :

Gambar group Write&Insert fields

1. Hailight Marge Fields aalah untuk menyisipkan sebuah dokument.
2. Address Block, adalah untuk memilih surat.
3. Greeting Line, adalah untuk menambah baris ucapan.
4. Insret Marge Field, adalah untuk menyisipkan dan menggabungkan surat.
5. Rules, adalah untuk memberikan karis bawah pada surat.
6. Match Filds adalah untuk membandingkan surat.
7. Update Labels, adalah untuk memperbarui lebel surat.

1.5 Group Preview resuts
      Berikut gambar dibawah ini :

Gambar group Preview Resuts

1. Preview Resuts, adalah untuk melihat hasil.
2. Find Resifient, adalah untuk mencari penerima.
3. Auto Check for Error, adalah untuk memeriksa kesalahan secara otomatis.

  Group Finish
      Berikut gambar dibawah ini :

Gambar group Finish

1. Finish&merge, adalah untuk mengetahui bahwa surat yang ada buat sudah lengkap dan bisa langsung dicetak secara otomatis.

Setelah kita mengenal tampilan dari menu mailings,sekarang proses pembuatan amplopnya.Caranya yaitu:

1.Kita buka dulu aplikasi microsoft word;

2.Setelah tampilan microsoft tampil,Klik menu mailings; 

3.Lalu klik start mail merge,lalu pilih envelopes,seperti gambar;

Gambar 2.langkah-langkah pembuatan amplop

4.maka akan muncul jendela dari envelopes,lalu atur tampilan amplop dan ukuran amplop,seperti gambar;

Gambar 3.langkah-langkah membuat amplop

5.setelah ukuran dan tampilan amplop yang diinginkan tampil,lalu tambahkan ikon instansi terkait lalu nama,alamat serta nomor telepon dari instansi terkait,lalu ketikkan nomor surat,dan alamat penerima,seperti gambar:

Gambar 4.Tampilan amplop

6.Maka amplop sudah siap.

B.CARA MEMBUAT SURAT MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

Surat sudah biasa bagi kita,tapi apakah mungkin kita akan menulis surat dalam jumlah yang banyak sedangkan waktu yang terbatas??itu sangat mustahil,oleh karena itu dengan aplikasi microsoft word kita di permudahakan dalam me seenulis surat dan bisa di print dengan jumlah sesuai kebutuhan.Caranya yaitu:

1.Buka microsoft word terlebih dahulu,pilih menu mailings;

2.Setelah itu klik star mail merge dan pilih letter;

3.Atur ukuran marginnya,misalnya yang diganti top sama dengan 3;

4.Setelah diatur,maka akan muncul lembar kerja sesuai pengaturan margin tadi;

5.Untuk memudahkankan,Copas saja kop amplop yang tadi ke kop surat yang akan kita buat;

6.Setelah itu,Tuliskan alamat penerima,isi surat,dan penutup surat sesuai aturan penulisan surat yang benar.

7.Maka surat setelai selesai,contoh surat yang di buat di microsoft word seperi gambar.

 Gambar 5.Contoh surat yang dibuat dengan microsoft word

C.CARA MEMBUAT LABEL UNDANGAN DENGAN MICROSOFT WORD

Biasanya label dibuat manual engan tagan lalu ditempelkan di kartu undangan ataupun sebagainya.Karena kemajuan zaman yang semakin mempermudah kita dalam menyelesaikan masalah,maka sekarang ini membuat label bisa dibuat dengan microsoft word sehungga lebih mudah,cepat,ekonomis,dan efisien.Caranya yaitu:

1.Buka microsoft word,lalu pilih menu mailings;

2.Klik start mail merge,pilih labels;

3.Maka akan muncul label option,klik new labels maka akan muncul tampilan seperti gambar;

 Gambar 6.langkah-langkah membuat label

4.Setelah itu atur ukuran label yang kita inginkan,setelah itu klik ok;

5.Maka akan muncul label,Tinggal kita aktifkan border di label yang telah kita atur,seperti gambar;

 Gambar 7.lankah-langkah membuat label

6.Isikan hal-hal yang kita inginkan di label,maka label telah selesai,tinggal di print dehh.

D.CARA MENGINSERTKAN NAMA,ALAMAT SECARA OTOMATIS KE AMPLOP,SURAT ATAUPUN KE LABEL YANG KITA BUAT DI MICROSOFT WORD

Terkadang kita juga merasa ribet dalam mengetikkan nama,alamat yang ingin kita buat di amplop,surat ataupun label yang kita buat di microsoft word.Untuk itu pada blog saya kali ini saya akan memberikan cara mudahnya.Caranya yaitu:

1.Misalkan kita mebuat label,pada tampilan label yang telah di atur ukurannya ketikkan saja "kepada", "di" .

2.Lalu klik select recipients ,klik type new list;

3.maka akan muncul jendelah new address list,klik customize columns;

4.Lalu muncul jendela field name,lalu hapus yang tidak kita inginkan,dan renama hal yang kita inginkan jika tidak tersedia di field name tersebut,seperti gambar:

 Gambar 8.langka-langkah menginsert nama,alamat secara otomatis

5.klik ok,setelah itu ketikkan nama dan alamat sesuai kolom yang tersedia,lalu klik ok,seperti gambar;

Gambar 9.Langkah-langkah menginsert nama,alamat secara otomatis

6.Kembali ke tampilan label tadi,di kata kepada sapsi lalu klik insert merge field,pilih nama.Lalu pada kata di klik insert merge field lalu pilih alamat;

7.Setelah itu kilk preview result,maka akan menjadi seperti gambar;

 Gambar 10.Langkah-langkah menginsert nama,alamat secara otomatis

8.Setelah itu klik tombol panah ke kanan,maka label yang lain akan otomatis tercantum nama,dan almatnya.

Itulah cara menginsert nama,dan alamat secara otomatis,ada juga yang lainnya,yaitu dengan cara kita membuat sebuah data di microsoft exel,Caranya yaitu:

1.tulis di kolom microsoft exel tersebut hal-hal yang kita ingin tampilkan di label ataupun surat;

2.lalu save data tersebut;

3.Pada pembuatan  label  klik select recipients,lalu pilih use existing list,setelah itu cari data kita tadi di file manager,dan langkah selanjutnya sama dengan langkah no.6  sampai no.8 diatas.

Nah hanya itulah pembahasan blog saya kali ini,semoga bermanfaat.

Terimakasih.

SUMBER REFERENSI:

• https://panduan-microsoft-office.blogspot.com/2016/01/fungsi-icon-mailings-pada-microsoft.html